Pasos para poner en macha una auditoría interna en tu empresa

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Para algunos son unos fisgones que solo entienden de números y a los que no les importa el resto de la gestión. Sin embargo, la auditoría interna empieza a quitarse sambenitos.

Los departamentos de auditoria interna están cobrando cada vez más importancia en las empresas. Su función es controlar de una forma amplia la gestión de la compañía y elevar recomendaciones a la alta dirección en todos los aspectos clave: retribuciones, contratos, procesos de trabajo, etcétera. En cuanto a la auditoria externa, su labor empieza a ceñirse exclusivamente a verificar los aspectos contables de la empresa.

Los principios fundamentales en la gestión de una empresa son la transparencia y el control interno. Para cumplirlos, se recomienda que los consejeros, muy en especial los independientes, dispongan de datos facilitados por los auditores internos.

Se podría potenciar la función de la auditoría interna haciéndola partícipe de la gestión del riesgo en la empresa. El riesgo ya no proviene sólo de la financiación, sino de la tecnología, la creciente maraña legislativa, la globalización, los cambios culturales y las barreras a los negocios.

Vencer recelos

Los recelos que hasta hace pocos años suscitaban las auditorías internas, tanto por la falta de profesionalidad de los que las realizaban como por el escaso apoyo que recibían de la alta dirección, aún persisten en buena medida. Más de la mitad de las entidades reconoce que no tiene establecido ningún sistema formal de identificación de riesgos. Y en aquellas que sí disponen de él, el departamento de auditoría interna debe competir con el financiero.

Para que el departamento de auditoría interna funcione sin presiones, debe depender del comité de auditoría.

Cómo se hace

Para recopilar la información, el departamento de auditoría emplea diversos medios de tipo informático y estadístico, pero también técnicas sociológicas como encuestas, sondeos o entrevistas. La auditoría interna debe observar una serie de procedimientos o pasos obligatorios, que se deben llevar a cabo según una serie de normas.

● Familiarización. Es una recogida de información previa para conocer en profundidad los problemas que se pueden producir en el área auditada.

● Presentación e información a los auditados. Momento crucial, porque de él depende que se consiga o no un clima de cooperación de los auditados, que son los que tienen que facilitar la documentación necesaria. El auditor debe explicar el objeto de su visita, el tiempo que durará, las personas y sitios que visitará y los objetivos que se propone. Y, sobre todo, ser receptivo a las propuestas de los responsables del área auditada, además de tener una buena dosis de empatía (ponerse en el lugar de los auditados).

● Desarrollo de la planificación establecida. La planificación ha de estar cuidadosamente preparada, pero no tiene que ser inamovible ni una pauta rígida de trabajo para el auditor, que puede observar sobre la marcha la conveniencia de introducir nuevos pasos o eliminar otros que ya estaban previstos. Un auditor con experiencia jamás debe aventurar opiniones negativas respecto a lo que en cada momento analiza.

● Verificación de la información obtenida. Una buena parte de la información se obtiene mediante entrevistas con los profesionales auditados. Por ello, hay que distinguir la realidad de las opiniones subjetivas de los mismos. Siempre hay que verificar esa información, mediante análisis comparativos, cruces de opiniones, bibliografías, datos estadísticos,…

Fase final

La redacción final del informe debe incluir los objetivos de la auditoría, las recomendaciones que el profesional considere oportunas, su opinión sobre el control interno del departamento auditado y las demás informaciones que resulten pertinentes.

Respecto a las recomendaciones, éstas constituyen el auténtico valor de la auditoría. Si no se cumplen, carece de sentido. Se debe cuantificar su impacto en el funcionamiento de la organización.

El departamento de auditoría interno debe realizar un seguimiento. Ha de establecerse un procedimiento que incluya un plazo de tiempo para el cumplimiento de las recomendaciones, un mecanismo para verificarlo y un canal de comunicación con el comité de auditoría para informar sobre incumplimientos, rechazos y vulneraciones.

En Fénix Detre Realizamos auditoria de cualquier área de tu empresa para su correcto funcionamiento y prevención o corrección de problemas administrativos, e incluso como preparación para certificaciones de calidad en procedimientos.

 

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Cómo aprender de los errores financieros

https://www.eleconomista.com.mx/finanzaspersonales/Como-aprender-de-los-errores-financieros-20160329-0021.html

Con frecuencia escuchamos decir que se aprende más de los fracasos que de los aciertos. Si ése es el caso, un artículo recientemente publicado por Kim Iskyan es un tesoro de sabiduría, ya que Iskyan, en su función de administrador de un fondo de cobertura en Rusia, acumuló en unos cuantos días durante la crisis financiera del 2008 pérdidas superiores a los 50 millones de dólares.

Lo que resulta interesante de las reflexiones que se hacen en el artículo son las lecciones que, a la distancia, el autor extrae analizando las decisiones que tomó y que lo llevaron a ese serio descalabro financiero.

Sin precipitarse

1. La primera lección es contar hasta 10. Con ello se refiere al hecho de que la mayoría de las malas decisiones financieras (y de cualquier otro índole) que tomamos las hacemos de forma apresurada, bajo alguna forma de presión, ya sea de tiempo o ante un escenario del que pretendemos librarnos.

No se requiere que —como el autor— estemos ante la expectativa de administrar varios millones de dólares. Analizando nuestras pasadas decisiones financieras erróneas encontraremos que muchas fueron apresuradas: por ejemplo, la última vez que compramos algo con la tarjeta de crédito que representó un gasto excesivo e innecesario.

2. El segundo consejo se refiere a mantener la vista en un panorama más general. Frecuentemente sobrerreaccionamos ante un evento o una noticia que puede parecer muy ruidosa pero, en realidad, es poco relevante.

Situaciones así con frecuencia nos llevan a cambiar nuestro curso de acción o nuestro plan financiero; este tipo de conducta nos lleva a tomar muchas decisiones de corto plazo, que no necesariamente están alineadas entre sí, por lo que nos impiden avanzar en términos financieros.

Este error financiero es tan frecuente, que en el entorno de elevada volatilidad financiera presente vemos incurrir en él incluso a grandes manejadores de recursos con experiencia y conocimiento técnico.

3. El tercer consejo —que puede, en principio, parecer contradictorio con respecto al anterior— es mantenerse abierto a la posibilidad (y necesidad) de corregir el plan cuando, efectivamente, es evidente que las tendencias han cambiado y exigen una corrección de rumbo.

Después de analizar un cambio de entorno, habiendo analizado la información y teniendo evidencia de que el entorno o nuestra condición presentan cambios fundamentales, es indispensable estar dispuesto a hacerlos, siempre manteniendo el objetivo de hacer crecer nuestro patrimonio como prioridad.

4. El cuarto consejo se refiere a la necesidad de mantener las inversiones cubiertas y diversificadas.

Para un inversionista promedio, ello implica evidentemente tratar de tener los recursos patrimoniales en instrumentos diferentes, para evitar que la afectación de uno comprometa una proporción significativa del patrimonio total.

Se refiere también a la necesidad de protegerse contra contingencias financieras significativas y, en cierto sentido, probable.

Precisamente la experiencia de la crisis del 2008 dejó la enseñanza de no cubrirse contra lo que no tiene sentido hacerlo (como una gran cadena de autoservicio que creó coberturas de tipo de cambio sin que realmente tuviera necesidad alguna de hacerlo).

No obstante, en un plano más práctico para un inversionista promedio, también es aplicable este consejo de cobertura a la necesidad de protegerse ante eventos no previstos como puede ser una enfermedad.

Todos estamos sujetos a la posibilidad de enfrentar momentos de incertidumbre y de crisis financiera personal.

Sin embargo, atendiendo estos consejos podemos disminuir la profundidad de la afectación que suframos ante esos momentos y, sobre todo, recuperarnos gradualmente para mantenernos en la ruta de alcanzar el bienestar financiero.

En Fénix Detre te Brindamos orientación y apoyo así como análisis de finanzas de tu empresa apoyando en la reducción de costos y mejoría financiera en general. Contactanos ya

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